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Comment choisir ? Sur ce marché, les acteurs sont nombreux, et on peut les classer en 7 catégories : 1. Les « majors » comme Microsoft (Sharepoint), IBM (Quick'R), ou Oracle (Collaboration suite),
2. les « portails » comme Plumtree, Vignette,
3. les « briques » collaboratives associées à une GED comme eRoom de Documentum ou Livelink, ou à un ERP comme NetWeaver de SAP
4. les « Open source » intégrés comme Alfresco, Exo, Jahia, ou Silverpeas
5. les « hébergés » mis à disposition sous forme de Saas (Sofware as a service) comme Goggle ou Yahoo
6. les open sources spécialisés (« best of breed ») : agendas, wikis, blogs, moteurs de recherche
7. Enfin tous les autres, issus ou élaborés autour d’outils de groupware tels que Lotus Notes, Exchange ou Groupwise, ou encore de WCM (Web Content Management ou CMS).
Seules les 5 premières catégories sont selon nous, aptes à évoluer favorablement vers des plateformes collaboratives dignes de ce nom. La plupart des plateformes peuvent être installées à demeure ou mises à disposition en mode ASP. Le modèle SaaS gratuit, pose le problème de la confidentialité des informations échangée et ne peut être retenu dans un cadre industriel, Le coût de possession est généralement constitué d’un droit d’acquisition (licence ou distribution) et ce, souvent même dans le monde Open source, et du coût du support et de la maintenance. Les éditeurs rivalisent d’ingéniosité financière pour rentabiliser leurs investissements importants (exemple : version béta gratuite, version stabilisée payante, annonces publicitaires pour les gratuits, etc.) ou location mensuelle en mode ASP. Hormis les solutions gratuitesen mode SaaS, financées par la publicité, le coût de possession par utilisateur et par mois, débute entre 2 et 5 € par mois et peut atteindre 50 ou 80 €. De notre point de vue, il faut privilégier les solutions :
• Intuitives afin qu’elles ne nécessitent aucune ou peu de formation
• Intégrées plutôt que les assemblages de briques Open-source, qui présenteront une ergonomie non homogène, mettront en œuvre des processus d’authentification distincts et rendront peu efficaces les moteurs de recherche.
• Basées sur une architecture de services (SOA) : permettant l’ajout de nouvelles fonctions ou services « métier » et le « mashup » de fonctionnalités.
• Plastiques et évolutives, qui permettent aux utilisateurs de déployer leurs outils les uns après les autres, au gré de leur besoin et de leur appropriation par les utilisateurs
• Interchangeables et interopérables par leur mode de stockage des informations et le respect de standards (XML, JSR, SOA, etc.)
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