Accompagnement

Dans une enquête effectuée par l’EMSI de Grenoble en 2006, auprès de 2600 personnes travaillant aussi bien dans des grands groupes que des PME, [les outils collaboratifs sont là…Bricoune, Jomaa, Taha, Petit précis d’efficacité collective]  les auteurs constatent:

« Les outils de travail collaboratif ont une influence positive sur l’efficacité collective, en même temps qu’ils peuvent isoler physiquement dans le travail.
Les outils de communication et de coordination (mail, agendas partagés, …) sont reconnus pour leur potentiel en matière d’efficacité collective, alors que dans le même temps, la valeur des contacts personnels directs leur est systématiquement jugée supérieure en efficacité. [ ]
Les outils collaboratifs sont souvent perçus comme une intention managériale de capitalisation du savoir facilitant l’interchangeabilité des individus, ou comme des outils de contrôle de l’activité. »

C'est pour cette raison Silverpeas a mis au point une méthodologie de mise en oeuvre que nous résumerons ainsi:

• Appréhender le contexte du projet et la maturité de l’entreprise vis-à-vis des outils collaboratifs. Définir et/ou affiner la démarche ci-après (en supprimant les étapes inappropriées au contexte)

• Identifier les Unités Organisationnelles et acteurs concernés par les cibles successives de déploiement
  

• Identifier les grands ensembles d’informations (documents, base de données), et les applications les plus usitées
  

• Identifier les principaux processus, responsabilités et rôles (contributeurs, valideurs, lecteurs)
  

• Etablir des matrices croisées Acteurs / informations et qualifier la pertinence et la criticité des intersections
  

• Identifier les problèmes (inhibant la réalisation d'un objectif, d'organisation, de pilotage, du SI actuel, contraintes spécifiques à l'entreprise (Financière, légale, etc....)
  

• Etudier les impacts possibles des différents outils collaboratifs sur les unités organisationnelles, les objectifs, les problèmes, les opportunités
  

• Organiser les espaces collaboratifs par : service (UO), métiers, processus, projets, préoccupations transverses (qualité, traçabilité, etc.)
  

• Définir à grande maille, les droits (par acteurs, postes de travail, groupes, rôles) sur les outils
  

• Etablir à grandes mailles une taxonomie des contenus
  

• Etudier les modalités d'accès pour les différents types d'acteurs (sédentaires, nomades, etc.) et les aspects sécuritaires
  

• Rechercher les informations, processus, services rendus, susceptibles d’accroître l’usage des outils
  

• Affiner la stratégie de déploiement

• Prévoir la personnalisation graphique des espaces collaboratifs de façon à renforcer le sentiment d’appartenance des acteurs

• Prévoir les mesures d’accompagnement et de pérennisation des pratiques.
  

La mise en œuvre devra toujours être réalisée dans le cadre de vrais projets (pilotés comme tels, avec des objectifs, des délais, un responsable, des groupes de travail). La pire des erreurs consistant à mettre à disposition une solution « parachutée », sans implication, sans explications, sans accompagnement et sans support.