Gestion des remplacements dans l’application Workflow
Imaginez la scène : c’est vendredi après-midi, Sophie part en congés maternité pour plusieurs mois. Elle a trois validations de factures urgentes en attente et deux demandes de congés à traiter avant lundi. Sans système de remplacement, ces tâches resteraient bloquées, retardant les paiements fournisseurs et laissant vos collègues sans réponse sur leurs congés.
C’est précisément pour éviter ces situations que la fonctionnalité de gestion des remplacements existe dans notre moteur de workflows. Que ce soit pour gérer les périodes de congés, les arrêts maladie ou même les départs, elle assure la continuité de vos processus métier sans interruption.
Comment ça fonctionne ?
Cette fonctionnalité permet à un utilisateur d’un workflow de pouvoir nommer son remplaçant (ou plusieurs) sur une période donnée…
Le remplaçant endosse alors seulement les rôles qu’ils ont en commun.
Concrètement : si l’utilisateur A avec les rôles 1-2-3 et l’utilisateur B avec les rôles 2-3-4. Si B remplace A, alors il le remplace pour les rôles en commun, soit 2 et 3. Le remplacement est mis en place pour une période donnée.
Les superviseurs peuvent également gérer les remplacements des autres utilisateurs.
⚠️Par contre attention, le rôle « superviseur « n’est pas un rôle pris en charge par cette fonctionnalité. De ce fait, il n’est pas possible de remplacer un superviseur.
Cette gestion des remplacements est accessible depuis le menu « Que voulez-vous faire ? » de l’écran principal de la liste des demandes. Si vous êtes superviseur, vous pourrez gérer les remplacements également de vos collègues.
Pour ne pas oublier l’ensemble des remplacements qui incombent à un utilisateur la liste des utilisateurs qu’il remplace apparaissent dans la zone « Mes remplacements ».
Pour chaque remplacement, les rôles (à l’instant T) que le remplaçant et le remplacé ont en commun sont mentionnés.
Lors du choix du remplaçant, le filtre « Ayant les rôles » liste l’ensemble des rôles du remplacé. Ils sont sélectionnés par défaut. Les remplaçants que l’utilisateur peut sélectionner sont ceux qui ont au moins un des rôles sélectionnés.
Une fois la création validée, le remplaçant reçoit une notification lui indiquant la période durant laquelle il peut remplacer un autre utilisateur.
Notification et suivi de l’information
Dans le cas où le remplacé est différent de l’utilisateur courant (cas du superviseur), le remplacé reçoit lui aussi une notification afin de lui indiquer la période pendant laquelle il peut être remplacé par un autre utilisateur.
Bien entendu, tout ceci n’est pas figé dans le marbre : Le remplacement peut être modifié, date, personne… Mais chaque modification fera l’objet d’une notification pour tenir informé toutes les parties concernées.
Si par ailleurs, ce sont les rôles des utilisateurs qui évoluent, et ne permette plus d’assurer ce remplacement, une mention sera présente pour alerter l’utilisateur.
Dans l’historique du workflow, pour chaque action, si c’est un remplaçant qui l’a réalisée ce dernier est indiqué. Et dans les notifications, il y a bien la mention « Vous recevez ce message car vous remplacez Martin »
Cette fonctionnalité de remplacement, permet également de gérer des cas plus rare comme la gestion des remplacements des utilisateurs dont le statut du compte utilisateur est « en attente de suppression ».
RÉASSIGNATION DES TÂCHES
L’action « Ré-assigner toutes les tâches d’un utilisateur » apparaît dans le menu « Que voulez-vous faire » de la page principale d’un workflow lorsque le rôle superviseur est sélectionné.
Elle permet de procéder à la ré-assignation de toutes les tâches en cours listées dans le workflow. Elle permet donc comme vu plus haut, de gérer le remplacement d’un utilisateur n’ayant plus de compte valide.
Une fois validé, l’ensemble des tâches en cours sont réassignées.
Cette fonctionnalité ne manipule en aucun cas (ajout, modification ou suppression) les rôles des utilisateurs ou des groupes dans son traitement.
Un fichier de log dédié permet de tracer le lancement des traitements de réassignation de toutes les tâches.
Vous avez des questions sur la gestion des remplacements, ou plus largement sur les workflows ?
