Intranet collectivités : Pourquoi un intranet est-il utile aux collectivités ?
Après cette reprise du confinement, la mise en place d’une plateforme de collaboration / intranet est au cœur de toutes les préoccupations. En quoi un intranet collectivités peut-il être utile également aux collectivités ?
Déjà pour avoir une gestion documentaire digne de ce nom
Toutes les collectivités n’ont pas le même système de gestion de la documentation.
Là où certaines ont un serveur de fichier, d’autres sont encore aux papiers. Et dans tous les cas cela reste une gestion lourde et coûteuse.
Impression, papier, stockage et recherche fastidieuse. Ou fichier rangé dans les méandres d’un serveur… Parfois sous plusieurs versions dans différents dossiers… Accessible seulement via le réseau.
Un intranet, permet de mettre en place une gestion documentaire avec toutes les fonctionnalités que cela implique. Les documents sont stockés, classés, versionnés, archivés. L’information est alors centralisée et structurée. Les gestions documentaires offrent des systèmes de recherche performants, par mots clés ou par plan de classement. C’est un accès rapide aux documents et surtout un accès à la bonne version correctement à jour !
Comme sur un serveur de fichier, vous déposez vos fichiers en simple glisser déposer. Par contre à partir de votre intranet, pas besoin de passer par DropBox ou WeTransfer pour partager un document avec l’extérieur, en quelques clics c’est fait et en toute sécurité. Et inutile d’être sur le réseau si votre plateforme est accessible via le web où que vous soyez !
Les autres fonctionnalités telle que le cycle de validation, le suivi de versions, sont aussi intéressantes pour suivre et valider les évolutions des documents administratifs. Avec les versions, on peut vérifier quelles évolutions a subi le document et revenir à une version précédente en cas d’erreur. Les commentaires permettent de discuter et ainsi de garder les traces de ses échanges à propos d’un document.
Et la gestion des droits dans tout ça ?
Les droits se définissent naturellement, sur un dossier, sur un fichier par utilisateur ou plus généralement par groupe. Cela se fait assez simplement. Certains seront gestionnaires où d’autres ne seront que simples lecteurs. Des contenus peuvent être partagés et d’autres plus confidentiels ne peuvent pas l’être.
Comme vous pouvez le comprendre, vos besoins et attentes seront couverts par les solutions du marché. Les gestions documentaires ne datent pas de la dernière pluie, ce sont des services / applications qui sont abouties.
Bref, la construction et le maintien de vos fichiers et documents seront encadrés et simplifiés. Cela peut bousculer un peu les habitudes en place, mais c’est pour un vrai gain d’énergie par la suite. Car il n’y a rien de plus rageant que de mettre un temps fou pour trouver le document tant cherché et des fois pour s’apercevoir trop tard que ce n’est même pas la bonne version !
Soulager le service de communication interne
L’enjeu de la communication interne au sein de la collectivité est assez primordiale. Elle a la responsabilité de faire circuler l’information, valoriser les actions, favoriser la compréhension de leurs missions par les agents, représenter l’identité du service public, apporter le sentiment d’appartenance à la collectivité pour les agents et j’en passe.
Bien souvent, les outils pour assurer cette circulation d’information sont un peu archaïques : mail, panneau d’affichage, newsletter, journal interne, réunion. Et c’est là qu’une plateforme collaborative peut grandement simplifier ce travail. Un intranet offre un outil commun à tous. Du coup toute l’actualité peut être diffusée par ce biais.
En général, ces plateformes collaboratives offrent plusieurs modes de diffusion tels que:
- Les actualités bloquantes, elles s’affichent en pleine page dès la connexion, elles sont immanquables !
- L’actualité principale poussée en page d’accueil visible de tous.
- Les évènements d’un service, remontées dans leur espace dédié.
- Ou bien encore les actualités déléguées, les actualités défilantes, …
Avec ce type d’outil, il est possible de communiquer les bonnes actualités aux personnes concernées et en temps réel. Comme ça, les agents ne sont pas noyés sous les infos et actualités inutiles, mais ils voient seulement l’actualité qui les concerne. Sans attendre l’impression trimestrielle du journal interne !
Il est possible aussi de déléguer ce travail de rédaction des actualités, en laissant aux différents services la possibilité de rédiger leurs propres actualités soit en autonomie soit sous validation de l’équipe de com interne.
Voilà déjà comment une plateforme collaborative peut centraliser et simplifier la diffusion des actualités interne de la collectivité. Tout en garantissant que les bonnes personnes lisent et interagissent avec l’information qui leur est pertinente.
Mais, le principe de la communication, c’est que ça fonctionne dans les 2 sens non ?
Exact ! L’intranet n’est pas qu’un outil de communication à sens unique ! Ce qui en fait un outil formidable, c’est qu’il permet également de recueillir les avis et idées des agents. C’est là que rentre en jeu la dimension collaborative. Vous pouvez faire des sondages, installer une boite à idée et ainsi ajuster, échanger. En soit repositionner l’humain au cœur de la communication.
En écoutant et en reconnaissant la valeur de chacun, la communication interne prends tout son sens et fait des agents les acteurs majeurs de celle-ci et permet ainsi de fédérer ses agents autour de leur collectivité.
Dématérialiser les démarches chronophages
Utile pour divers services, la dématérialisation des démarches basiques et récurrentes c’est un gain de temps, de gestion et du papier en moins !
Bye bye l’impression et la saisie des fiches de :
- Changement de situation personnelle,
- Démarche en cas d’absence exceptionnelle,
- Demande de travail à temps partiel,
- Requête de disponibilité,
- Demande de congé parental,
- Don de jours de congés,
- Reconnaissance de qualité de travailleur handicapé,
- Demande de participation à la complémentaire santé,
- Demande de reprographie,
- Création visuelle
- …
C’est en toute autonomie que vous pouvez créer le formulaire correspondant à la dite fiche. Puis vous définissez les personnes qui ont accès à ces formulaires, et quel groupe d’utilisateur en sont les valideurs. Et c’est réglé !
Gagner en autonomie par rapport à l’informatique
Et ça, c’est pas rien ! Car avoir à demander tout le temps pour tout, c’est fatiguant. Tant pour ceux qui demandent que pour ceux qui traitent les demandes.
Le service informatique sera sollicité pour la mise en place de l’intranet. Mais une fois la plateforme déployée, l’ensemble des services gagneront en autonomie, car bon nombre des besoins seront couverts par la plateforme.
Ainsi chacun en fonction de ses droits d’accès pourra créer les contenus qu’ils souhaitent, les contenants/applications nécessaires. Par exemple les personnes responsables d’un service pourront déployer à leur convenance les applications dont il leur est nécessaire : une bibliothèque de média, un annuaire de fournisseur, un espace projet pour l’équipe « Entretien et sécurité de la route », une gestion de ressource pour les salles de réunion…
Les plateformes proposent de nombreuses applications couvrant les besoins génériques.
En plus ça permet de centraliser ces outils et éviter que chacun dans son coin utilise des outils différents et tente d’installer des programmes plus ou moins sûr !
En conclusion
L’intranet devient ainsi le point d’entrée :
- pour accéder aux informations, aux applications internes, aux outils informatique du quotidien
- trouver les documents
- réaliser ses démarches rh, administratives
- etc
L’intranet devient le bureau virtuel de chaque agent.
Voilà déjà 4 points sensibles qui peuvent être soulagés par la mise en place d’un intranet ! Est-il vraiment nécessaire de continuer pour vous convaincre?
Sinon on se propose de vous faire une démonstration pour finir de vous décider !
