Démarches en ligne

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La dématérialisation est un des aspects indispensables de la collaboration et de l’amélioration des échanges d’information.
SILVERPEAS répond à cette problématique de deux manières complémentaires selon le niveau de complexité du processus à dématérialiser :

  • soit par des workflows (processus pouvant être complexes avec plusieurs états et plusieurs acteurs),
  • soit par des formulaires (deux états).

L’application Formulaires en ligne est idéale pour gérer des demandes simples qui ne nécessitent qu’un seul niveau de validation (acceptation/refus). Elle permet de dématérialiser autant de formulaires que de besoins.
Exemples de formulaires mis à disposition chez nos clients pour leurs collaborateurs :

  • Changement de situation personnelle,
  • Signalement – Registre santé et sécurité au travail,
  • Demande d’absence exceptionnelle,
  • Demande de travail à temps partiel,
  • Demande de disponibilité,
  • Demande de congé parental,
  • Don de jours de congés,
  • Reconnaissance de qualité de travailleur handicapé,
  • Demande de participation à la complémentaire santé,
  • Demande de reprographie,
  • Création visuelle,
  • Proposition d’une ressource pédagogique,

Chaque type de demande est associé à un formulaire de saisie (défini dans le back office). Il est agrémenté d’un titre et d’une description. Enfin, deux listes d’utilisateurs sont associées :

  • les utilisateurs pouvant utiliser le formulaire/soumettre une demande (les demandeurs)
  • les utilisateurs qui reçoivent la demande et la traite (les destinataires/valideurs).

La liste des formulaires est donc dépendante de l’utilisateur. Seuls les formulaires qui le concernent sont disponibles. Deux utilisateurs différents peuvent avoir une liste de formulaires différente.

Chaque demande génère une notification aux valideurs concernés. Un des valideurs (après concertation ou non) valide ou refuse la demande en argumentant éventuellement sa décision.
Le demandeur est alors à son tour averti de la décision du valideur.

Les deux gros avantages de cette application sont :

  • les demandes sont informatisées, contrôlées et centralisées. Elles sont toujours adressées aux bons destinataires. L’utilisateur retrouve au sein d’une interface unique l’ensemble de ses demandes,
  • la simplicité de mise en œuvre de nouveaux formulaires de demande : tout est faisable directement depuis l’interface web par l’administrateur de la plate-forme (réalisation du formulaire) et le gestionnaire de l’application (mise en ligne du formulaire et paramétrage des demandeurs potentiels et des valideurs).