OuiCare – La plate-forme Eurêka est entrée en production

Un projet rondement mené car seulement trois mois se sont écoulés entre la réunion de lancement du projet et la mise en production.

Le groupe OUI CARE est le N°1 des services à domicile en France et compte quatre marques (O2 Care Services, APEF Services, France Présence, Conciergerie O2).

OUI CARE souhaitait mettre en place une solution GED pérenne, efficace et performante afin de remplacer un système hétérogène et non collaboratif (site WordPress, tableaux Excel, documents Google).
La solution Silverpeas permet désormais de gérer la documentation d’entreprise et la documentation procédurale de manière centralisée et collaborative tout en offrant une interface performante à l’ensemble des collaborateurs.

Le workflow permet de mettre en place un process industrialisé de création/modification/suppression de documents.
Les 70 rédacteurs soumettent leurs nouveaux documents, mises à jour ou demandes de suppression auprès de 30 approbateurs.
La documentaliste est en charge de la publication dans la GED après avoir fait les dernières vérifications.

Tous les collaborateurs peuvent faire leurs remarques sur les différents documents grâce aux commentaires. Le rédacteur et la documentaliste sont avertis automatiquement via les notifications et peuvent agir très rapidement sur le document.
Ces mêmes collaborateurs peuvent également s’abonner aux dossiers qui les intéressent afin d’être au courant dès la mise en ligne d’un nouveau document ou d’une mise à jour.

La plate-forme offre une recherche plein texte associée à plusieurs critères : Type de document, Activité, Destinataire, Niveau.
Ces critères jouent le rôle de facettes afin de filtrer les résultats obtenus lorsque ceux-ci sont trop nombreux.

Points clés du projet :

  • 1900 utilisateurs répartis entre le siège (500) et les 300 agences (1400),
  • Reprise des données structurées et pleine exploitation dans Silverpeas grâce au moteur d’importation,
  • Workflow de mise à jour adapté au process de OuiCare (interfacé en entrée et sortie avec la GED),
  • Interfaçage complet avec Google (domaine, authentification SAML, groupes dynamiques),
  • Module spécifique de suivi des anciens liens WordPress,
  • Simplification assez poussée de l’interface de Silverpeas,
  • Page d’accueil adaptée aux besoins des utilisateurs.