Sortir du chaos : Créer un cadre digital mais convivial pour votre organisation avec Silverpeas
Et si nous vous aidions à sortir du chaos des journées désorganisées, à perdre du temps pour retrouver les pièces du puzzle. Avec Silverpeas, tout est à porté de clic
Est-ce que votre journée ressemble à ça?!
7h30 : Arrivée au bureau. Bim, déjà 47 nouveaux messages dans votre boite mail depuis hier soir. Parmi eux, trois versions différentes d’un même document stratégique 😑, chacune modifiée par un membre de votre équipe. Impossible de savoir laquelle est LA bonne.
9h15 : Réunion d’équipe. « Qui a la dernière version du rapport client ? » Tout le monde se regarde, on répond timidement : « Elle doit être dans le dossier partagé… ou peut-être sur le serveur. » Quinze minutes perdues à chercher.
11h00 : Un collaborateur distant vous appelle. Il n’a pas accès aux informations dont il a besoin pour finaliser son projet. Vous lui envoyez par mail, en vous demandant combien d’autres dans son équipe auront le même problème.
14h30 : Vous cherchez désespérément ce document important discuté il y a trois mois. Était-ce par mail ? Dans quel dossier ? Qui l’avait rédigé déjà ?
17h00 : Vous réalisez que deux équipes ont travaillé en parallèle sur le même projet sans le savoir. 😞
Ce scénario vous parle ? J’espère qu’il ne vous arrive tout de même pas tout dans la même journée !!!
Si il vous arrive d’être confronté à ça, rassurez-vous, vous n’êtes pas seul. Ces défis quotidiens représentent la réalité de nombreuses organisations aujourd’hui.
Le coût caché du chaos
Il n’est pas dure d’imaginer que l’on peut rapidement perdre 10% de son temps à chercher des informations ou à gérer des problèmes de communication interne. Et ce chiffre peut exploser, si les équipes travaillent sur des sites différents, ou encore pire, proviennent de fusion et de façon de travailler différentes. Telle que les communautés de communes, où chaque entités arrive avec son passif, ses méthodes de travail, de stockage, d’échange …
Ce chaos, fait perdre du temps, mais il peut aussi en dérivés : des opportunités manquées, une démotivation des équipes, et des décisions prises sur la base d’informations incomplètes ou obsolètes. Et il ne faut pas sous estimé le coût du désengagement lié au mal-être au travail qui coûterait en moyenne 13 250 € par salarié et par an.
La révolution silencieuse des plateformes collaboratives
Jérémie Turpin, Chef de projet applicatif au sein de la Direction des Systèmes d’Information, de la Métropole de Rouen Normandie, témoigne : « La Métropole Rouen Normandie simplifie les échanges avec les 71 communes qui la composent grâce à une plateforme collaborative. »
Sébastien Bernard, Ingénieur systèmes et projets au sein de la Direction des Systèmes d’information de Châteauroux Métropole en 20218 , ajoute : « Depuis la mise en place de notre intranet, l’accessibilité à l’information commune est facilitée et celle-ci est enfin structurée : nos fichiers ne sont plus éparpillés dans tous les services ! Nos 1 400 utilisateurs sont très satisfaits »
Sortir du chaos : Pourquoi Silverpeas change la donne
Contrairement aux solutions génériques du marché, Silverpeas a été conçu en partant d’une question simple : quels sont les vrais problèmes quotidiens des organisations ?
Au lieu de multiplier les fonctionnalités gadgets, nous nous sommes concentrés sur trois piliers essentiels :
1. Centraliser sans contraindre
Tous vos contenus au même endroit, mais organisés selon VOTRE logique métier, pas celle imposée par l’outil.
2. Fluidifier sans submerger
Des notifications intelligentes qui vous alertent uniquement sur ce qui est vraiment important pour VOUS. Vous vous abonnez au contenu qui vous intéresse. Vous choisissez si vous souhaitez recevoir ces notifications par mail ou seulement dans votre plateforme.
3. Connecter sans compliquer
Une interface intuitive qui ne nécessite aucune formation technique, même pour vos collaborateurs les moins technophiles. Un doute ? Une seule entrée : notre menu d’action nommé : Que voulez-vous faire ? Simple, efficace.
Avec Silverpeas, votre journée ressemblerait plus à ça :
7h30 : Arrivée au bureau. Vous consultez votre tableau de bord Silverpeas personnalisé. En un coup d’œil, vous identifiez les 3 réunions de la journée, et les actions en attente de votre validation.
9h15 : Réunion d’équipe. Tous les documents sont déjà accessibles dans l’espace projet dédié. Les participants distants suivent en temps réel les modifications apportées au plan d’action et peuvent même participé à la co-rédaction
11h00 : Un collaborateur a besoin d’informations. Vous ne lui envoyez pas de document, mais simplement un lien vers l’espace concerné, où il trouvera toujours la version la plus à jour.
14h30 : Vous recherchez un document discuté il y a trois mois. Grâce au moteur de recherche contextuel, vous le retrouvez en moins de 20 secondes.
17h00 : Avant de partir, vous consultez le flux d’activité et découvrez les avancées réalisées par vos équipes sans même avoir eu à les solliciter.
Cela ne fera pas le travail à votre place, mais cela vous simplifiera grandement la vie !
Ne choisissez pas une plateforme, choisissez une transformation
Adopter Silverpeas, ce n’est pas simplement ajouter un nouvel outil à votre écosystème digital. C’est faire le choix d’une transformation profonde de votre organisation, vers plus d’agilité, de transparence et d’efficacité collective.
Comme l’ont exprimé Marie-Noëlle Aribaud, Responsable Communication Interne et Christine Naudy, Administratrice de l’Intranet au sein du Département de l’Aude, en 2017: « Nous souhaitions créer un “lieu ressource” pour tous. ». »
Et si c’était votre tour ?
Nous comprenons qu’adopter une nouvelle plateforme représente un changement important. C’est pourquoi nous ne vous proposons pas une simple démonstration, mais un diagnostic personnalisé de vos défis informationnels actuels.
En 60 minutes seulement, nous identifierons avec vous les zones de friction dans votre organisation et vous montrerons concrètement comment Silverpeas peut les transformer en opportunités.
Prêt à franchir le pas ? Contactez-nous pour programmer votre diagnostic personnalisé et commencez à imaginer votre organisation libérée du chaos informationnel.
Prenez rendez-vous pour un diagnostic
Silverpeas accompagne depuis plus de 20 ans les organisations qui placent la collaboration et le partage d’information au cœur de leur stratégie. Plus de 100 organisations en France et en Europe nous font confiance pour transformer leur façon de travailler ensemble.
Retrouver les quelques témoignages de nos clients sur notre site : https://www.silverpeas.com/ils-temoignent/
