5 usages collaboratifs pour gagner en efficacité

De nos jours les entreprises rencontrent un besoin accru de communiquer et partager dans un environnement grandissant : partenaires, clients, collaborateurs. Les usages collaboratifs et les outils de communications sont plus que jamais nécessaires, voir indispensables.

L’utilisation des espaces collaboratifs

Le partage de la connaissance, l’échange simple et rapide, offrent une synergie adéquate au travail d’équipe et stimule le flux de travail.

Au delà des bases de la gestion de projet, il est intéressant d’avoir un point d’entrée unique pour la documentation, la gestion de planning, la communication, les ressources, la partage des agendas… Créer, partager, classer et retrouver rapidement l’information. Toutes les actions et données nécessaires à l’avancée du projet réunies en un point névralgique. Si ça c’est pas un gain d’efficacité ! Ensuite, cloisonner ou non, selon la particularité du projet et son état d’avancé c’est à vous de choisir la pertinence du partage de ce projet pour les autres équipes.

Silverpeas permet de construire ces espaces collaboratifs, véritables ateliers virtuels, où se trouve applications et collaboration. Placés sous la responsabilité d’un ou plusieurs administrateurs et ouverts seulement aux utilisateurs ou aux groupes autorisés.

Communiquer via une solution unique

Ce n’est pas les outils qui manquent. Teams, Meet, Jitsi, Skype… Mais avoir une solution interne, embarquée à sa plateforme de travail unifie forcément. Pas besoin de réfléchir quel mode utiliser avec tel collaborateur. Ou se retrouver seul sur la messagerie de meet, pour se rendre compte que la réunion se fait sur un autre outil ! Avoir un outil d’entreprise seul et unique évite de se perdre et perdre l’info en ne sachant plus par quel canal elle a été partagée.

La création de banque de contenu multimédia

Désormais, le service COM n’est plus le seul à avoir besoin de support graphique, photos, vidéos. Trouver tous les supports de type multimédia que l’on peut utiliser au sein de l’organisation, cohérent avec la charte, c’est un gain de temps pour tous les services. Cela assure une cohérence en terme de communication, tout du moins, cela réduit les chances de se retrouver, lors d’une présentation, face à un slide avec le logo datant de 2010, une photo non libre de droit et une photo d’un produit concurrent !

La co-rédaction de documents

Encore plus vrai de nos jours, il est compliqué de se retrouver autours de la table pour rédiger ensemble un document.
En simultanée ou non, la co-rédaction de document est un outil indispensable. Directement via le navigateur, cela supprime les problèmes techniques d’outils. Ai-je le bon logiciel, la bonne version ? Avec ce point d’entrée unique, on édite la bonne version du document, on sait qui l’édite en même temps que nous, quelles modifications ont été apportées. On peut même échanger en commentaire sur le document. Pas si interactif qu’autours d’une table c’est sûr, mais pas loin.

Usages collaboratifs : Miser sur le savoir collectif

Mutualiser les connaissances et surtout ne plus perdre les savoirs. Quelque soit la taille ou le domaine de votre organisation que ce soit en terme d’amélioration interne ou de service clientèle, les connaissances, les données sont stratégiques. En tant que plate-forme centralisée qui recueille, organise et stocke l’information,les plateforme collaborative  rendent l’information accessible à tous.

En quelques clics, tout ce que les membres de votre équipe ont besoin de savoir est disponible. L’information peut être structurée différemment en fonction des préférences : FAQ, annuaires, gestion documentaire, base de connaissance, …

 En bref

Toutes ces fonctionnalités intéressantes se doivent d’être couplées  avec un chiffrage, pour la sécurité informatique des données et un accès contrôlé pour éviter les fuites d’informations stratégiques.