Qu’est-ce qu’un digital Workplace 🤔 ?

Un digital Workplace, ou en français : lieu de travail numérique. Désigne un environnement de travail matérialisé par des outils technologiques. Ces plateformes numériques sont créées pour faciliter la collaboration, la communication et la productivité au sein d’une entreprise.

Ou comme l’a très bien dit Archimag  : Un Digital Workspace offre une nouvelle expérience collaborateur et favorise l’intelligence collective.

C’est un concept qui vise à transformer la façon dont les employés travaillent en exploitant les avantages des technologies numériques.

Pour les entreprises, un digital Workplace est important car il favorise l’efficacité, la compétitivité et l’innovation. En intégrant des outils de communication instantanée et des espaces de travail virtuels, les entreprises peuvent rationaliser leurs processus. Ainsi elles favorisent la collaboration transversale et  effacent les obstacles géographiques.

Indispensable pour les grandes sociétés possédant différentes localisations et confortable pour les plus petites sociétés qui peuvent ainsi offrir à ses employés plus de mobilité (télétravail, déplacement …).
Cela permet une prise de décision plus rapide et une meilleure réactivité aux demandes des clients.

Les avantages d’un digital Workplace

Pour les employés, cela peut leur offre une plus grande flexibilité dans la gestion de leur temps et de leur lieu de travail. En favorisant un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, et par ce biais c’est tout l’écosystème de l’entreprise qui s’équilibre. (plus de souplesse, plus de confiance, moins d’arrêt maladie, plus d’investissement personnel)
Ils peuvent collaborer plus facilement avec leurs collègues, accéder aux informations nécessaires à tout moment et travailler de manière plus productive.

Pour les employeurs, cela permet d’optimiser l’utilisation des ressources. Tant en terme numérique qu’en terme physique. Car il y a la possibilité de réduire les coûts liés à l’espace de bureau physique. Mais également l’optimisation du stockage numérique et la centralisation de sa sécurité. Ainsi les données de chaque employé ne sont plus dispersées dans la jungle du parc informatique. Les fichiers ne sont plus dupliqués, un seul point d’entrée, pour un savoir partagé et à jour. Cette simplification de l’accès à l’information accroît la satisfaction et l’engagement des employés.

Adaptation et accompagnement au changement

La mise en place d’un digital Workplace efficace nécessite une approche stratégique et une gestion du changement adéquate.
Il est essentiel d’impliquer les employés dès le début. Au moment des spécifications, pour leur offrir un outil adéquat à la réalité de leur travail. Ensuite il faut les former aux outils et aux nouvelles façons de travailler. Enfin, communiquer régulièrement sur les avantages et les objectifs du digital Workplace.
La mise en place de référents est une bonne stratégie a adopter 👍🏻.Il suffit de former une poignée d’employés et ils se chargeront de diffuser le savoir. La com peut également prendre en main l’accompagnement et créer des petites vidéos tutos, ou un manuel pdf pour les tâches clés.
Sachant que les digitales workplace sont un socle de partage de connaissance, chacun choisira ses outils : forum, faq, vidéo, fiche, ….

Pour obtenir un bon digital Workplace, différentes technologies et outils sont nécessaires. Mais tout ceci, couvert de sécurité ! Elle est indispensable pour protéger les données et assurer la confidentialité des informations échangées.

Et Silverpeas dans tout ça

En l’occurrence, Silverpeas propose toutes ses fonctionnalités, et bien d’autres encore! Découvrez notre catalogue d’applications.

En ce qui concerne les tendances actuelles, le digital Workplace continue d’évoluer pour répondre aux besoins changeants des entreprises et des employés. On observe une adoption croissante de l’intelligence artificielle et de l’automatisation des processus avec un soucis grandissant d’améliorer l’expérience utilisateur. Les technologies de réalité augmentée et virtuelle commencent également à être intégrées aux digital Workplace pour faciliter la collaboration à distance et offrir des expériences immersives. 🤔

Mais les enjeux RSE (1) qui sont enfin mis en lumière, nous demandent, à tous, de bien réfléchir entre gadget et outil. La sobriété dans le milieu informatique est aussi importante. Réussir à utiliser l’intelligence artificielle à bon escient, va être un nouveau challenge.

Limiter les ressources à l’essentiel.

 

Enfin, la mobilité reste une tendance majeure. Avec des applications et des outils permettant aux employés d’accéder à leur digital Workplace depuis n’importe quel appareil. Les employés peuvent ainsi accéder à leur environnement de travail n’importe où et à tout moment.

En conclusion, un digital workplace, c’est toutes les avancées informatiques mises au service d’un cadre de travail dématérialisé. Il est composé de briques différentes selon les métiers ! Mais une base commune à tous serait : une gestion documentaire, des solutions de discussions instantanée et vidéo, un socle de communication interne (actualité, information officielle, accueil nouvel arrivant …). Et enfin des espaces de travail collaboratifs et c’est là où selon les métiers, les besoins, donc les outils divergent.

 

 

(1) Responsabilité sociétale des entreprises