Documents / Gestion documentaire – GED

L’application phare de SILVERPEAS est sans nul doute la GED (Gestion Electronique de Documents). Elle permet de pallier à tous les problèmes classiques et bien connus rencontrés avec un serveur de fichiers.
SILVERPEAS se distingue par la facilité d’usage de sa GED, son paramétrage abouti ainsi que d’une approche CMS qui démocratise ce type d’outil.

C’est l’application idéale pour stocker et partager les documents de référence, les documents RH ou projets, les compte-rendus, la revue de presse…

Utilisation simple ou poussée

L’application GED peut être utilisée simplement (liste de fichiers ou arborescence de dossiers) ou bien de manière plus poussée et ainsi constituer une véritable base de connaissances.
Grâce à la notion de publication, il est possible de regrouper plusieurs fichiers qui ne doivent pas être séparés les uns des autres. De plus, un contenu riche ou structuré peut venir agrémenter ces fichiers.
Ce contenu permet d’apporter de l’information supplémentaire, de synthétiser le contenu des fichiers voire les deux.

Dossiers

L’arborescence de dossiers est sans limite. Chaque dossier peut être agrémenté d’une introduction riche.
Afin de préserver la confidentialité des documents, il est possible de gérer des droits différents sur chaque dossier (gestionnaires, publieurs, rédacteurs, lecteurs).

Pour une plus grande souplesse, les dossiers peuvent être déplacés ou dupliqués au sein de la même GED ou dans une autre GED.

Chaque utilisateur peut s’abonner aux dossiers qu’il souhaite suivre. Ainsi, dès qu’un nouveau document est déposé ou qu’un document est modifié, il sera averti.

Deux modes de visualisation de l’arborescence sont disponibles : explorateur classique ou niveau par niveau.

Publications

Les publications apportent une approche plus évolutive qu’une simple arborescence de fichiers.
Une publication peut se limiter à un seul fichier, directement consultable grâce à la visionneuse. Mais elle peut aussi en contenir plusieurs. Ainsi les fichiers indissociables sont regroupés au sein de la même page.
Elle peut aussi contenir un contenu riche (WYSIWYG) ou structuré (formulaire). Le contributeur peut alors ajouter une synthèse des fichiers joints et/ou des informations complémentaires à ces fichiers.

En fait, une publication est constituée de la même façon qu’un mail : entête, contenu éventuel et fichiers éventuels.

Classement / Ubiquité

Une publication (et donc le(s) document(s) joint(s) à cette publication) est stocké dans un dossier. Il s’agit de son emplacement principal.
Mais une publication peut être classée dans d’autres dossiers (au sein de la même GED ou d’autres GED). On parle alors de raccourcis. Dans ces autres dossiers, la publication est en lecture seule quel que soit le rôle de l’utilisateur.
Ceci est une fonctionnalité très intéressante de notre GED car elle permet de maintenir une GED de référence (en lecture/écriture) et d’exposer les documents dans d’autres GED, pour d’autres utilisateurs, en lecture seule.
Les publications peuvent également être classées sur le plan de classement (taxonomie).

Diffusion

Les documents sont accessibles et donc diffusés en tenant compte des droits des utilisateurs. Les droits sont gérés au niveau des dossiers et sous-dossiers.

Visionneuse vs téléchargement

Chaque lecteur peut prévisualiser rapidement un fichier (aperçu) et le consulter dans son intégralité (visionneuse). SILVERPEAS offre ainsi un service de visualisation ergonomique et totalement indépendant des applications installées sur le poste de l’utilisateur.
L’aperçu permet de prévisualiser les images ainsi que la première page des documents bureautiques (texte, PDF, MS Office, Libre/OpenOffice). L’utilisateur pourra ainsi consulter la nature du fichier sans avoir besoin de le télécharger dans son intégralité.
La visionneuse, comme l’aperçu, fait abstraction du type du fichier. L’application native n’est pas indispensable. Ainsi, même si l’utilisateur ne dispose pas de l’application MS Powerpoint, il va pouvoir consulter une présentation PPT sans aucune difficulté et avec un grand confort de lecture. Grâce à la visionneuse, le fichier n’est jamais téléchargé sur le poste de l’utilisateur.
Ces fonctionnalités ne sont pas cantonnées à la GED. Elles sont accessibles dès lors qu’un fichier est accessible (autres applications, résultats de recherche, champ de type Fichier dans les formulaires).

Glisser/déposer

Les documents sont facilement ajoutés par un simple glisser/déposer soit dans une publication existante soit directement dans un dossier.
Les dossiers déposés sont répliqués automatiquement dans l’intranet. L’arborescence est préservée. La reprise des données est ultra-rapide.

Partage

Il est possible de partager un document, une publication voire un dossier complet avec des utilisateurs non habilités. C’est grâce à la fonctionnalité de partage que cela est possible.
Si la plate-forme est ouverte sur internet, la GED se transforme alors en un véritable outil de partage qui évite d’utiliser un serveur FTP ou des solutions Cloud (tel que DropBox ou WeTransfer) pour transmettre des fichiers volumineux à des tiers. De plus, les fichiers ne sont pas dupliqués (à la différence de tous les outils cloud).
Les liens de partage ainsi créés peuvent même être utilisés depuis un site web. Le contenu sera ainsi toujours à jour !

Alerte ciblée

Outre les abonnements qui génèrent des notifications à l’initiative de l’utilisateur et à l’insu du contributeur, ce dernier peut s’il le désire alerter les groupes et/ou utilisateurs de son choix à tout moment et notamment après avoir mis à jour un document. Plusieurs avantages à cela :

  • la liste des destinataires est basée sur la liste des lecteurs potentiels → pas de risque de se tromper de destinataires,
  • le contributeur utilise l’intranet directement au lieu d’utiliser sa messagerie → gain de temps en utilisant un seul et même outil.

Cycle de vie et validation

Une publication est dans un des états suivants :

  • Brouillon : la publication est visible uniquement du contributeur,
  • En attente de validation : la publication n’est plus un brouillon. La validation d’un publieur est attendue. La publication n’est pas encore visible des lecteurs.
  • Validée : la publication a été validée par un publieur. Elle est désormais visible par tous les lecteurs habilités.
  • Refusée : la publication a été refusée par un publieur. Le contributeur a été averti du refus et de son motif.

De manière optionnelle, l’application GED propose 4 modes de validation en fonction de son contexte d’utilisation :

  • Classique : un des valideurs doit valider,
  • Ciblée (un valideur) : le valideur ciblé par le contributeur doit valider,
  • Ciblée (plusieurs valideurs) : tous les valideurs ciblés par le contributeur doivent valider,
  • Collégiale : tous les valideurs identifiés sur le dossier ou l’application doivent valider.

Fichiers

Mise à jour – Édition en ligne

Un document bureautique, une fois stocké dans la GED, peut être mis à jour directement, sans devoir l’enregistrer au préalable sur le poste de l’utilisateur. Grâce à l’action Éditer en ligne, le fichier est réservé puis ouvert avec MS Office ou Open/Libre Office. Un fichier réservé est clairement indiqué grâce à l’affichage du nom de l’utilisateur ayant effectué la réservation ainsi que la date. Lors de l’enregistrement, les modifications sont sauvegardées directement sur l’intranet. Lorsque l’utilisateur a terminé ses modifications, il peut libérer le fichier et ainsi mettre à la disposition de tous les lecteurs habilités la dernière version. Les abonnés sont automatiquement avertis de la modification.

Depuis la version 6.2, Silverpeas propose également l’édition des documents directement dans le navigateur. Basée sur Libre Office Online et Collabora, elle permet aussi l’édition simultanée entre plusieurs utilisateurs.

Suivi des versions

Il est possible de conserver l’historique des versions d’un fichier grâce à l’action Activer le suivi de versions. Cette fonctionnalité est activable au cas par cas (fichier par fichier) ou bien de manière transverse à l’application GED (pour tous les fichiers de la GED). Chaque version du fichier est alors soit une version de travail (x.1, x.2, x.3…) soit une version publique (1.0, 2.0, 3.0). Le choix du type de version est réalisé par le contributeur au moment de l’enregistrement de la version. Le contributeur peut laisser une note relative à la version. Cette note vient enrichir l’historique.
Les contributeurs ont accès à toutes les versions. Les lecteurs accèdent uniquement aux versions publiques. Le paramètre Dernière version publique permet de rendre accessible aux lecteurs uniquement la dernière version publique.

Voir aussi

Vous pouvez créer facilement des liens entre une publication A et une publication B. L’utilisateur pourra ainsi facilement naviguer de la publication A vers la publication B (et inversement).

Rappel

Un système de relance peut être mis en place afin de traiter les publications qui deviennent obsolètes et/ou celles devant être révisées. Deux méta-données existent sur les publications : Date de rappel et Notes.
Elle sont regroupées sous le libellé Rappel dans l’entête des publications. Elles peuvent être modifiées à tout moment (avant et après la date du rappel) comme n’importe quelle méta-donnée de la publication.
La date de rappel pourra également être supprimée librement.
A la date de rappel spécifiée, une notification est envoyée automatiquement au créateur et au dernier modifieur de la publication. Elle contient le titre, la description et un lien vers cette publication. Le contenu du champ Notes est également contenu dans cette notification.

Archivage

L’application GED dispose d’une fonctionnalité d’export qui assure la réversibilité de ses contenus. Les gestionnaires de la GED peuvent exporter l’ensemble de la GED ou un dossier donné.
Le résultat de cet export est un fichier ZIP qui contient la réplication exacte de l’arborescence dans laquelle il est possible de naviguer offline avec n’importe quel navigateur internet.

Autres fonctionnalités fréquemment utilisées

Parmi les autres fonctionnalités proposées par l’application GED, on peut citer : les contrôles de lecture, les commentaires, le déplacement par simple glisser/déposer…

Fonctionnalités transverses disponibles dans cette application

  • Documents,
  • Editeur de texte riche WYSIWYG,
  • Formulaire personnalisé,
  • Abonnements,
  • Notifications,
  • Commentaires,
  • Taxonomie.