Silverpeas votre outil de télétravail

Qu’attendez-vous pour mettre en place votre plateforme collaborative !

Depuis la rentrée, la situation et son évolution dans les prochains mois est instable, tant au point pandémique, qu’économique.
Les habitudes de travail sont chamboulées et se doivent de rester souples car semaines après semaines les règles évoluent. Les entreprises françaises ne se laissent pas abattre et redoublent d’ingéniosité pour rebondir et s’adapter.

Pour répondre à une des problématiques du moment, la collaboration en ligne prend une place de plus en plus importante pour nos entreprises et leurs équipes. Pour ceux qui ne connaissent pas encore notre plateforme collaborative made in France : Silverpeas, nous allons vous la présenter rapidement. Car nous sommes convaincus que nous pouvons aider bon nombre d’entreprises à faire face à ces nouveaux modes de travail que la crise nous oblige à mettre en place. Et si vous souhaitez aller plus loin, nous nous ferons un plaisir de vous faire une démonstration de notre solution.

 

Silverpeas est une solution clé en main créée en 2001 qui permet de gérer notamment la communication et la collaboration. Il ne s’agit ni d’un simple CMS (WordPress, Drupal…) ni d’un réseau social d’entreprise (RSE) mais bel et bien d’un outil spécialisé et complet couvrant les besoins des entreprises. Permettant de centraliser communication et outils de travail sur une unique plateforme accessible en ligne.

Avec son catalogue de 30 outils, Silverpeas répond majoritairement aux besoins des entreprises en terme de collaboration et de communication. Voici en vidéo une rapide présentation survolant les usages de notre plateforme.

 

Communication par projet

Espace collaboratif

Vous pouvez créer plusieurs espaces collaboratifs, par projets ou par équipe selon votre organisation. Les droits sont définis facilement par utilisateurs ou par groupe. Ainsi chaque espace est cloisonné au besoin. Les projets transverses sont accessibles à tous, alors que d’autres restent accessible à un groupe restreint d’utilisateurs.
Dans chaque espace, on déploie les applications nécessaires en piochant dans les 30 applications existantes : Calendrier, blog, gestion documentaire, boite à idée, galerie d’images, sondages…

 

Une gestion des droits fluide

Comme exprimé plus haut la gestion des droits d’accès est simple d’administration, par groupe ou par utilisateurs. Elle peut s’appliquer à chaque niveau de l’arborescence: ESPACE > APPLICATION > DOSSIER > PUBLICATION > FICHIER. Le niveau de droit se détaille en plusieurs degrés : Gestionnaire, publieur, rédacteur, lecteur.

Pour autant la philosophie de Silverpeas est de cloisonner et de restreindre les droits le moins possible. Comme exposé dans notre livre blanc intitulé « Collaboration digitale » nous croyons en l’efficacité du travail collaboratif et du partage de connaissance.

 

Tchat, notifications, abonnements, commentaires : tenez informé & restez informé

Le principe d’abonnement est une des fonctionnalités les plus plébiscitées de la plate-forme. Cela permet à n’importe quel utilisateur de rester informé de l’activité, sans être forcément connecté. L’utilisateur s’abonne à ce qui l’intéresse.

Si les commentaires sont activés, et nous encourageons à le faire, les utilisateurs peuvent ainsi réagir aux diverses contributions (actualités, billets, publications, médias, enquêtes, idées, petites annonces…).
Les commentaires sont nominatifs et datés, ils peuvent être modérés à posteriori par les gestionnaires de l’application.
Mieux qu’un retour par mail ou oral, les commentaires sont liés à la contribution et tracent ainsi la construction et les échanges autour d’un sujet, fichier…

Et pour tous les autres échanges qui ne nécessitent pas d’être tracés, conservés, liés à un contexte, il y a la messagerie instantanée.

 

Une gestion documentaire complète

Application phare, la GED permet de pallier à tous les problèmes classiques et bien connus rencontrés avec un serveur de fichiers. Silverpeas se distingue par la facilité d’usage de sa GED, son paramétrage abouti ainsi que son approche CMS démocratise ce type d’outil.

C’est l’application idéale pour stocker et partager les documents de référence, les documents RH ou projets, les compte-rendus, la revue de presse… Couplé à un plan de classement, vous offrez un accès aux documents grandement facilité.

Bien entendu la gestion documentaire de Silverpeas couvre les fonctionnalités classiques :Cycle de validation, édition en ligne, suivi de version, partage, rappel, archivage…

 

Dématérialisation

La dématérialisation est un des axes les plus flagrant en gain de temps et de traçabilité des échanges d’information. Silverpeas répond à cette problématique de deux manières complémentaires selon le niveau de complexité du processus à dématérialiser :

  • soit par des workflows (processus pouvant être complexes avec plusieurs états et plusieurs acteurs),
  • soit par des formulaires (deux états).

L’application Formulaires en ligne est idéale pour gérer des demandes simples qui ne nécessitent qu’un seul niveau de validation (acceptation/refus). Elle permet de dématérialiser autant de formulaires que de besoins.
Voici quelques exemples de formulaires mis à disposition chez nos clients pour leurs collaborateurs :

  • Changement de situation personnelle,
  • Signalement – Registre santé et sécurité au travail,
  • Demande d’absence exceptionnelle,
  • Demande de travail à temps partiel,
  • Demande de disponibilité,
  • Don de jours de congés,
  • Demande de participation à la complémentaire santé,
  • Demande de reprographie,
  • Création visuelle,

Et rien qu’avec ce simple niveau de formulaire, la gestion des documents officiels est largement allégée et simplifiée. Si vous souhaitez en savoir plus sur les démarches en ligne

 

Une solution clé en main, qui peut être déployée en quelques jours

Vous pensez qu’on exagère ! Même pas ! Si notre charge de travail nous le permet, la plateforme Silverpeas est déployée en quelques jours. Nous réalisons ensemble un skin pour mettre la plateforme à vos couleurs, et voilà Silverpeas prêt à être utilisé. Il s’en suit bien entendu un travail de construction, remplissage, paramétrage … Avec ou sans nous pour vous accompagner, mais nous sommes persuadé qu’un peu d’accompagnement permet de lancer la plateforme sur de bon rails.

 

Une plateforme au prix défiant toute concurrence

En offre Saas, avec ses 2€ par mois par utilisateurs, Silverpeas est une des solutions les moins cher du marché. Là où les concurrents sont plus de deux fois plus cher : TalkSpirit à 4€ par utilisateur par mois, Jalios à 6€ par utilisateur par mois…

Après nos offres « Cloud » ou « On-premise » peuvent mieux vous convenir… Nous sommes transparent sur nos tarifs et toujours à l’écoute, n’hésitez pas à nous contacter pour échanger.

En conclusion, avec Silverpeas vous offrez, sans vous ruiner, à vos employés une plateforme complète pour travailler et communiquer en équipe. Sur poste ou en télétravail, tous les outils et documents restent accessibles et centraliser. L’information ne se perd plus, la communication perdure et les outils de travail restent accessibles même en cas de télétravail forcé !

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