GED

La gestion documentaire de Silverpeas permet de créer des publications constituées de métadonnées et de fichiers joints de tous types (Word, Excel, Pdf, odt, etc.). Les métadonnées sont saisies dans des formulaires XML, ou un éditeur WYSIWYG Open source très complet (FCKeditor ), permettant par exemple, d'effectuer du copier-coller de texte depuis WORD sans perte de mise en forme :

Editeur  WYSIWYG de Silverpeas
  

Les pièces jointes (fichiers joints) peuvent être de tous formats (MS Office, Pdf, odt, etc.) elles sont "parsées" lors de leur chargement pour permettre la recherche "Full text" avec le moteur open source 

Cet attachement peut être réalisé par un simple "glisser-déposer" d'un fichier ou d'un répertoire vers une zone du navigateur.

Le glisser-déposer peut d'ailleurs devenir la façon la plus simple de publier puisque Silverpeas saura exploiter les propriétés de votre fichier (Titre, Auteur, etc.)

Une publication peut ensuite suivre un workflow de validation simple : rédacteur - publieur - lecteur, ou un workflow plus complexe avec de multiples étapes, des branchements parrallèles ou conditionnels, etc.

Les publications peuvent être classées sur le plan de classement.

La GED de Silverpeas est décrite de façon détaillée ci-dessous :

Le service de GED baptisé « Theme tracker » permet de mettre en place une gestion électronique de document au sein d’un espace collaboratif. Il est possible de déployer dans un espace collaboratif plusieurs services Theme tracker.

 Structuration de la GED Silverpeas

La gestion documentaire peut être organisée en thèmes et sous thèmes. Le nombre de niveau au sein de l’arborescence est illimité. Dans chaque thème, les rédacteurs pourront créer de nouvelles publications. Ces publications embarquent des méta-données et des fichiers.

Tout utilisateur ayant des droits d’écriture sur un service Theme tracker pourra saisir des formulaires et déposer des fichiers. Il est possible de télécharger tout type de fichiers. Lors du dépôt d’un fichier, si ce dernier est lisible par le moteur de recherche, il sera indexé pour une recherche ultérieure. Les formats de fichiers supporter par notre moteur de recherche sont les fichiers Office, Open Office, Pdf, texte, rtf et HTML.

La création et la modification de modèles de formulaire sont effectuées par des administrateurs de la plate-forme. Les modèles de formulaire sont décrits en XML. Un outil disponible dans l’interface d’administration permet aux administrateurs de la plate-forme de générer automatiquement de nouveau formulaires.

En standard, le service Theme tracker met en œuvre un niveau de validation lors de la création (ou la modification) d’une publication. Ainsi, lorsqu’un rédacteur crée une publication, cette dernière n’est visible par les lecteurs qu’une fois validée par un publieur ou un gestionnaire.
Lors de la création (ou modification) d’une publication par un rédacteur, le moteur de notification envoie automatiquement une alerte aux personnes susceptibles de la valider. Dans le cadre de processus plus complexes nécessitant plusieurs niveaux de validation, le moteur de workflow embarqué dans Silverpeas permet de répondre à ce besoin

L’indexation des publications par le moteur de recherche se fait sur l’ensemble des méta-données (titre, description, mots clef, modèle de formulaire, …) ainsi que sur le contenu full text des fichiers joints.

Par défaut, tout utilisateur ayant des droits de rédacteur sur un service Theme tracker, peut créer de nouvelles publications. Il ne pourra modifier que les publications dont il est l’auteur. Seul les gestionnaires et publieurs peuvent modifier les publications de tous les rédacteurs. Il est cependant possible d’activer une option permettant de mettre en place de la rédaction collaborative. Dans ce cas, les rédacteurs peuvent modifier toutes les publications, y compris celles dont ils ne sont pas les auteurs.

Le service Theme tracker peut être paramétré pour qu’il gère le cycle de vie des fichiers joints aux publications. Quand ce paramètre est enclenché, toute modification d’un fichier joint est stockée. Pour chaque nouvelle version, le rédacteur choisi si cette version est « publique » (visible par les lecteurs) ou « de travail » (visible uniquement par les rédacteurs).

L’incrémentation des versions est automatique et l’historique du fichier consultable à tout moment.

 
Exemple d’historique d’un fichier

Une applet permet la création de publication à partir d’un simple glisser-déposer de fichiers ou répertoire. Dans le cas de fichiers de type Office, les propriétés du fichier sont récupérées et permettent d’alimenter le titre et la description des publications créées.

Dans le cadre d’un glissé de répertoire, l’arborescence est reproduite. Par ailleurs, le service Theme tracker embarque en standard un assistant de publication permettant de guider les contributeurs occasionnels lors de la création d’une publication.

Documents composites

Il est possible de regrouper les publications suivant leur catégorisation (plan de classement Silverpeas). Les fonction de CMS permettent de mettre en page ces regroupement de publications.

Multi-positionnement

Une publication peut être classée dans plusieurs thèmes de la gestion documentaire. Les classements sur le plan de classement sont également illimités. 

Les multi positionnements dans les thèmes sont visibles dans l'onglet "Emplacements". Pour les catégorisations sur le plan de classement l’ensemble de positions sont visibles sur l'onglet "Plan de classement". 

Import des documents

Un fonds documentaire existant peut être importé en masse grâce à un moteur d’import à qui l’on précise grâce à un descripteur XML quels éléments doivent être repris et où les ranger dans la plateforme.

La solution Silverpeas est aussi interfacée avec un système de « capture de documents », via son moteur d’import XML.
Le système de numérisation produit en sortie, un fichier XML qui est importé dans la plateforme Silverpeas par le même moteur d’import que celui utilisé pour la reprise de fonds.

Stockage des documents

Les informations saisies sur la plate-forme sont stockée en base de données pour les métadonnées et en système de fichiers pour les fichiers joints. Aucune limitation de volume n’est mise en place sur la plate-forme. Il est cependant possible pour les administrateur de limité la taille des fichiers téléchargés.

Edition collaborative

Accès concurents

L’option de suivi du cycle de vie du fichier dans la gestion documentaire permet de mettre en place un check in / check out au niveau de chaque fichier d’une publication. Lorsqu’un fichier est réservé, il reste toujours consultable mais n’est pas modifiable par un autre rédacteur. Lorsqu’un fichier est réservé, le nom de l’emprunteur est mentionné. Sur la page d’accueil de Silverpeas, le système remonte pour chaque utilisateur la liste des fichiers qu’il a réservé.

Gestion de versions / historique

Dans Silverpeas, le suivi de versions se fait au niveau de chaque fichier joints à une publication. Le nombre de versions pour un fichier est illimité. Les versions majeures (nombre entier) sont accessibles aux lecteurs. Les versions mineures (décimaux) ne sont visibles que des rédacteurs.

Edition en ligne

La modification des métadonnées se fait en ligne. La mise à jour en ligne des fichiers Office est possible grâce à un activeX qui s’installe automatiquement sur le poste client. (en V4, Cette fonctionnalité n’est utilisable qu’avec le navigateur Internet Explorer).

Dans le service de gestion documentaire, pour chaque publication, il est possible de générer un fichier PDF regroupant l’ensemble des métadonnées. Le moteur d’export permet également de restituer les publications en HTML et en XML.

Alertes, abonnements

Le moteur de notification et le service d'abonnement permettent de s'abonner à tout ou partie d'une gestion documentaire. Il existe deux types d’abonnements : les abonnements au plan de classement, les abonnements à un thème d’une gestion documentaire.

Lorsqu’un utilisateur est abonné à un thème, il reçoit une notification dès qu’une publication est créée ou modifiée dans ce thème. L’abonnement au plan de classement permet de définir des valeurs classement. Dès qu’une information est classée sur une de ces valeurs, l’utilisateur reçoit une notification.

La plupart des services Silverpeas permettent également de « pousser » l’information. Il permettent de notifier tout ou partie des utilisateurs d’un service.

Le moteur de notification permet aux utilisateurs de choisir le canal sur lequel ils souhaitent recevoir les alertes. Par défaut, les notifications sont envoyées sur le canal mail, mais il existe également une boite de notification interne à Silverpeas.

Cycle de vie

Workflow

Par défaut la gestion documentaire permet un niveau de validation. Le moteur de workflow permet de déployer des procédures plus complexes. (voir cette rubrique : le Workflow )

Statuts

Par défaut, dans la gestion documentaire, les publications peuvent avoir 4 statuts :

• Brouillon

• En attente de validation

• Validé

• Refusé

Dans le cadre de l’utilisation du moteur de workflow, les statuts peuvent être définis par le créateur du workflow.

Le moteur de workflow permet de lancer des alertes en cas de dépassement de temps imparti sur une étape. Il est également possible de déclencher le passage à un nouveau statuts.

Les publications comportent une date de début et une date de fin de visibilité. Par défaut, la date de début de visibilité est la date de création de la publication. Par défaut, il n’y a pas de date de fin définie.

Indexation et recherches

Métadonnées

Les formulaires sont paramétrables par l'administrateur de la plate-forme via un outil en ligne. Les types de champs disponibles sont : Texte, zone de texte, texte riche, cases à cocher, bouton radio, liste déroulante, date, utilisateur, url, image et fichier.

Lors de la définition du formulaire, il est possible de rendre des champs obligatoires. Il est également possible de mettre en page et enrichir la restitution du formulaire via un gabarit HTML.

En standard, Silverpeas permet de gérer le multilinguisme au sein des formulaires.

Le choix du formulaire à associer à une publication peut être restreint suivant l’endroit où est déposée l’information.

Classement / taxonomie

Silverpeas permet de mettre en œuvre un plan de classement commun à toute la plate-forme. Le plan de classement est commun à l'ensemble de la plate-forme mais son utilisation peut être restreinte en fonction des espaces/services déployés.

L’arborescence de classement est visible dans la partie navigation de l’application ou accessible depuis le moteur de recherche.

L’export du plan de classement est possible en standard (format XML).

Indexation

Le moteur de recherche Silverpeas utilise le composant Open source Lucene du projet Apache Jakarta.

La fonction de recherche est accessible dès la page d’accueil et en permanence au cours de l’utilisation de la plate-forme. Le moteur de recherche intègre également une fonctionnalité permettant de rappeler à tout moment les résultats de la dernière recherche.

La recherche simple (accessible en permanence) permet d’effectuer une recherche à partir d’une chaîne de caractère sur l’ensemble des données de la plate-forme (méta-données et fichiers joints).

La recherche avancée permet de restreindre la recherche sur un espace collaboratif, un service, un auteur, des dates de publication ou des axes du plan de classement.

Recherche avancée (multi-critères)

Il est également possible d’effectuer une recherche sur les champs d’un formulaire. La liste des champs de notice utilisés pour la recherche est paramétrable

Recherche sur champs de formulaire (métadonnées)

 
La recherche full text sur les fichiers joints est également possible.

Requêtes et restitution des résultats

La plate-forme permet d’enregistrer une requête soumise au moteur de recherche. Il sera ensuite possible de rejouer cette requête ultérieurement à partir d’un simple click. La liste des requêtes enregistrées est accessible depuis l’espace personnel ou l’interface de recherche avancée.

Par défaut nous gardons seulement la dernière requête en mémoire.