Comment allons-nous (télé)travailler après le 11 Mai ?

 

Le premier ministre Édouard Philippe a annoncé le mardi 28 Avril dernier, sans trop de surprise, que le télétravail doit être maintenu partout où il peut l’être.

Cela fait déjà 50 jours qu’une grande partie d’entre nous télétravaillons. Bien des organisations n’avaient pas encore de politique de télétravail en place et ont dû s’adapter avec les moyens du bord… Skype, Google Drive, mails ont pu maintenir un cadre de travail pour ce début de confinement. Nous ne pouvons cependant nous voiler la face, le télétravail va sûrement être privilégié pendant encore longtemps. Et nous ne sommes pas à l’abri d’une nouvelle nécessité de se confiner, ou même, d’une autre pandémie.

Ces outils de premiers secours permettent à minima de continuer de travailler, mais la cohésion et l’implication des équipes s’étiolent. Pour télétravailler sur le long terme, il est idéal de mettre en place une plateforme collaborative pour offrir une environnement complet aux collaborateurs. Cela permet ainsi de créer un microcosme virtuel représentant l’entreprise/l’organisation afin de maintenir le lien.

Il est vrai que nous sommes moins sollicités en télétravail, moins dérangés par les collègues, le standard… Sur quelques journées par semaine la productivité est à coup sûr accrue. Mais, dans un contexte de confinement, le télétravail à 100% ne peut que précipiter le collaborateur dans l’isolement.

Avec le temps, il peut ne plus ressentir l’esprit d’équipe et il se détache de l’essence de son entreprise/organisation. Jusqu’à en perdre sa motivation…

Quels axes une plateforme collaborative peut-elle concrètement améliorer ?

L’organisation du travail : même si le télétravail sera privilégié, il sera sûrement nécessaire de se rendre au bureau pour des impératifs professionnels, ou pour les personnes trop isolées. Un encadrement suivi devra être mis en place pour respecter les règles sanitaires. Il faudra tenir un agenda de ses jours de présence au bureau. Peut être mettre en place un workflow afin que ces demandes puissent être validées ou non par les responsables.

Il faudra également communiquer sur l’utilisation des masques et du gel hydroalcoolique, leurs emplacements au bureau… Et sûrement faire accepter une charte de ces nouvelles normes sanitaires à l’ensemble des salariés….

Le partage des ressources : avec la circulation rétablie, certaines ressources qui sont habituellement en libre accès au bureau pourront probablement être à nouveau disponibles. Mais elles demanderont plus de gestion qu’en temps normal. Avec l’application gestion de ressources, vous saurez si une ressource est disponible, ou qui l’utilise et à quelle date elle sera remise à disposition au bureau…

Le travail d’équipe : les espaces de travail collaboratifs permettent de garder des échanges intelligents et productifs autours des projets. La tenue d’un blog pour voir où en sont les collègues. La gestion documentaire regroupant tous les fichiers. La messagerie instantanée, qui permet de poser une question à son collègue sans le déranger dans son travail. Le calendrier pour s’organiser et planifier…

La communication interne : en temps normal, la communication est déjà la colonne vertébrale de toute entité. Mais durant cette période, elle est primordiale. Nombreux sont perdus dans leur temps partiels, la garde d’enfants, les congés payés imposés… L’information doit continuer à circuler et encore plus dans ces temps difficiles. Les actualités permettent à la direction, aux RH et aux différents services de communiquer avec les bons interlocuteurs, et ainsi, de continuer à partager l’ensemble des informations : les infos RH, les nouveaux contrats signés, l’avancée des projets et même un discours de la direction pour remobiliser les équipes !

Les échanges synchrones et asynchrones : pour de nombreuses organisations, l’activité a drastiquement baissé. C’est pourquoi le chômage partiel est souvent mis en place. Certains travaillent le matin, d’autres l’après midi, sans jamais avoir de plage horaire commune. Plutôt que de se perdre dans les mails, la fonctionnalité de commentaires permet d’interagir directement dans le bon contexte et avec les bonnes personnes. Une question sur un document ? Il vous suffit de la poser en commentaire et la personne ayant créé et/ou modifié ce document en sera notifiée. Elle pourra alors vous venir en aide. En plus, sa réponse ne sera pas isolée dans votre messagerie, mais elle sera centralisée au sein de la plateforme à la vue de toute personne intéressée.

La vie sociale extra entreprise : la plateforme pourrait également être un espace de partage pour les collaborateurs. Il est possible d’offrir des espaces dédiés à l’échange non professionnel. Partager des nouvelles, des photos, des articles, échanger sur des nouvelles idées pour améliorer ses conditions exceptionnelles de travail…

Voilà des exemples de l’apport d’une plateforme,
mais après elle se construit à l’image de l’entreprise, de l’association ou de la collectivité. Elle vous offre un environnement avec les outils mais c’est à vous de la façonner pour construire un « lieu » qui vous correspond, un nouvel espace de travail et de vie collective.

Et si besoin, nous sommes là pour vous accompagner dans cette démarche. Nous serons heureux de vous apporter notre expérience pour construire avec vous votre nouveau socle de (télé)travail.

 

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